Quelle est la bonne méthode ? Qu’est-ce qui fera que tout fonctionne ? Quelle est la meilleure méthode ? Vous pensez bien que s’il y avait une seule réponse, la réponse parfaite, qui répond à toutes les situations, nous n’aurions aucun problème et nous ne perdrions pas notre temps à tester différentes choses dans nos entreprises.
Il est à noter tout de même qu’il y a des généralités qui fonctionne bien, pour peu qu’à l’aide de notre bon sens nous sachions en tirer partie. Je vous propose aujourd’hui de reprendre à notre compte la formule de René Dubos lors du premier sommet sur l’environnement en 1972 : « Penser global, Agir local »
Keep It Simple
Une entreprise est découpée en une multitude de services, eux-même composés parfois de plusieurs personnes. Une seule de ces personnes est rarement une nécessité pour la vie de l’entreprise, toutefois ce n’est que grâce à l’action combinée de chacune d’elles que l’entreprise prend vie. Nous ne pouvons pas nous contenter de dire « Il suffit que l’entreprise fasse ceci ou bien cela ». Comment ce résultat est-il obtenu si ce n’est par l’action cumulée des entités qui la composent ?
Ce qui est suggéré c’est donc de venir appuyer stratégiquement sur les bons boutons, former les bonnes personnes, agir au bon moment afin que tout le groupe, toute l’entreprise bénéficie des résultats.
Dans un atelier, « produire plus vite » et s’en contenter est un non-sens. Il faut évidemment aller plus loin et définir la ligne de conduite et quelles choses sont mettre en place dans un temps déterminé afin de constater le résultat.
Toutefois, les choses sont vraies dans les deux sens. Parfois, et même souvent, nous pensons agir pour le mieux. Cependant est-ce dans l’intérêt de tous ?
Prenons un exemple que nous aurons simplifié : Dans un Bureau d’Étude il est décidé de ne plus faire lui-même tel ou tel document car il n’en a pas spécialement l’utilité, le service qui en a besoin n’aura qu’à le produire lui-même et cela, dans le but louable de gagner du temps.
Nécessairement ce temps sera passé par une autre personne, un autre service. En théorie, c’est une réussite.
Toutefois, on note aussi que le service achat, service concernée par le document en question passe désormais plusieurs appels par jour aux techniciens pour avoir des informations.
Que s’est-il passé ?
Il se trouve que le document long et fastidieux à préparer et dont seul le service achat avait l’utilité nécessitait la technicité du Bureau d’Étude afin d’être correctement renseignés.
A la seule échelle du Bureau d’Étude, il réalisait un document dont il n’avait pas besoin et dont le temps de réalisation était important. En supprimant et affectant directement au service concerné la réalisation de ce document, le gain de temps pouvait dans ces circonstances sembler intéressant.
A l’échelle de l’entreprise, les personnes du service achat manque de technicité pour la réalisation de ce document qui est nécessaire à leur propre travail.
Ils appellent donc leurs collègues du Bureau d’Étude afin d’avoir les informations complémentaires qui leur permettront de préparer le document.
Nous nous retrouvons alors avec un Bureau d’Étude encombré d’appels à propos de dossiers qui pour eux sont terminés alors qu’ils sont en pleine concentration sur les projet suivants. La perte de temps, et la déconcentration occasionnée (sans compter le risque d’erreur qui augmente drastiquement) cumulés au temps supplémentaire que passe le service achat sur le dossier fait perdre globalement plus de temps que n’en passé les deux services au préalable.
Si on avait « Penser global » AVANT « Agir local », ceci aurait sans doute pu être évité.
Focus sur le Bureau Étude
Nous l’avons déjà mentionné dans d’autres articles, le Bureau d’Étude est un des centres névralgiques de l’entreprise. Il cumule par sa place et sa fonction un grand nombre d’informations dont les autres services vont avoir besoin. La surcharge qui selon la stratégie de l’entreprise, lui incombe permet en réalité aux autres services d’économiser un temps précieux de sorte que l’entreprise, par ce travail d’équipe, se retrouve gagnante.
Il faut agir en fonction de la stratégie globale de l’entreprise et réussir à évaluer les pertes et les gains liés à nos décisions. Gagner du temps n’est pas chose aisée et se fait toujours au détriment d’autre chose. Nous devons maîtriser ce que nous gagnons et perdons au fur et à mesure des éléments que nous mettons en place afin de s’assurer que les bénéfices que nous en tirons soient les plus optimisés.
Dans notre démarche vers l’efficience, s’assurer d’être en cohérence avec la stratégie de l’entreprise est capitale afin de garantir à tous que nous avançons ensemble dans la bonne direction.
En route vers l’efficience.
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