7 gaspillages en Bureau d’Étude

Efficience

novembre 18, 2020

Lean, c’est un mot dont l’utilisation devrait se répandre dans nos entreprises. Il en existe un autre lorsque nous prenons le temps de nous pencher sérieusement sur nos entreprises et leur fonctionnement : le bon sens.

Keep It Simple

Dans la définition  du Lean, il est décrit 7 gaspillages et il est même mention d’un 8ème  que nous constatons de plus en plus. Les voici :

  • Surproduction

  • Surstockage

  • Transport & déplacement

  • Surprocessing (ou Traitements inutiles)

  • Mouvements Inutiles

  • Erreurs & Défauts

  • Temps d’attente

  • Sous Utilisation des compétences

La plupart du temps lorsque nous parlons de Lean, il est question de Lean-Manufacturing, et immédiatement le cœur de l’entreprise est visé : l’outil de production. Nous le savons, le bureau d’étude est lui aussi un des outils de l’entreprise (jetez un œil sur notre article à ce sujet). Dans notre démarche efficiente, et toujours avec cette idée de remise en cause permanente je vous propose de nous intéresser au Lean dans nos bureaux d’étude.

Focus sur le Bureau d’Étude

♦ Suproduction

Le bureau d’étude représente un élément névralgique de l’entreprise et par lui, transite un nombre colossal de données en tout genre. La suproduction va prendre la forme de documents générés inutilement. Ils ne seront ni utilisés ni même regardés. Cela peut aussi prendre la forme de tâche accomplie que ne correspond à aucune exigence réelle en amont ou en aval.
Bien évidemment la saisie, ressaisie, triple saisie de données identiques rentrent dans cette case avec tous les risques d’erreur humaine qui lui sont liés.

◊ Perte de temps, multiplie les risques d’erreur.

♦ Surstockage

Nous travaillons régulièrement sur plusieurs projets de front. Que ce soit liés à l’activité client ou à des développements en interne. Cependant, attention à ne pas se laisser submerger et être envahi par des piles de dossiers que nous n’ouvrons même plus.
Prenons garde également à la facilité que nous avons à imprimer en x-exemplaires des documents alors qu’un nombre d’impressions maitrisés éviterait bien des gaspillages.
Le surstockage peut tout à fait prendre une forme virtuelle. Garder en mémoire des copies d’une même information utilisent des ressources dont nous pourrions bénéficier.

◊ Perte de temps, multiplie les risques d’erreur, augmente le stress (multitâches)

♦ Transport & déplacement

Le transport de données qui ne nous concerne pas est un gâchis monumental, dans combien d’e-mail sommes-nous en copie de copie alors que le sujet même ne nous effleure pas.
La validation d’un document qui doit passer entre les mains d’un nombre interminable de personne avant d’enfin être accepté et mis en place noie les collaborateurs dans du travail encore une fois sans réelle valeur ajoutée.

◊ Perte de temps, noie les collaborateurs dans la masse d’information.

♦ Surprocessing

Il en va de notre devoir de réaliser ce qui nous est demandé, pas plus, pas moins. Ainsi la surqualité est un piège dans lequel il n’est pas rare de tomber. Le mieux est parfois l’ennemi du bien.
A vouloir bien faire, nous oublions de faire bien : Mise en place de multitudes d’indicateurs inutiles, des rapports trop longs (qui vise à être trop parfait), trop de contrôle dans les process qui pourraient être éviter. Passer plus de temps à contrôler qu’à produire, attention à ne pas changer de métier. La mise en place de process est parfois délicate et son contrôle l’est tout autant. Nous nous devons de veiller sur les outils que nous mettons en place.

◊ Perte de temps et d’énergie, exaspère les collaborateur, perte de crédibilité.

♦ Mouvement inutiles

Comme tout poste de travail, le technicien en BE doit avoir un poste de travail organisé qui lui permet d’accomplir ses tâches sans désordre. Au sein d’une équipe, veillez à ce que les choses soient rangées de sorte que chacun puisse s’y retrouver.
Il est parfois nécessaire de se déplacer afin de ne pas perdre le contact avec le terrain. Toutefois pas à l’excès non plus. Un coup de téléphone peut suffire à obtenir une information plutôt que de traverser l’usine.

◊ Perte de temps et d’énergie.

♦ Erreurs & Défauts

Les parties répétitives de notre travail sont un réel danger, la saisie et ressaisie de donnée est une composante majeure de ce danger. Toutefois nous ne sommes pas à l’abri de risques comme les bugs informatiques, les accidents, la casse. A nous de nous assurer que des sauvegardes régulières sont faites. Que chaque technicien enregistre régulièrement son travail etc…

◊ Perte de temps, multiplie les risques d’erreur, retour client, perte de crédibilité interne.

♦ Temps d’attente

Le temps, le nerf de la guerre. Que faire quand le temps défile, mais que l’avancement n’est plus de votre ressort ? Que ce soit un collaborateur ou un client en retard, une validation client qui n’arrive pas, un goulot d’étranglement non détecté, tout cela contribue activement à nous faire patienter jusqu’à ce que la situation revienne dans son état « normal ».

◊ Perte de temps, multiplie les risques d’erreur.

♦ Sous-utilisation des compétences

Avoir une personne trop qualifié pour une tâche peut nuire à l’équipe si cela vient à prendre trop de place dans son agenda.

◊ Perte de temps, dévalorisation du collaborateur, perte enthousiasme, ennui.

Focus sur le Bureau d’Étude : Imaginer, DÉvelopper, Optimiser

Nous sommes tous conscient des ces éléments, et pour peu que nous prenions le temps de nous poser et de prendre de la hauteur sur ce que nous faisons et la façon dont nous le faisons… Notre bon sens nous aide à révéler les incohérences majeures qui nous entoure et sur lesquelles nous pouvons agir concrètement.

Il revient à chacun d’apporter sa pierre à l’édifice et d’imaginer ce que pourrait être le bureau d’étude demain en sachant ce qu’il est aujourd’hui. Quelles en sont les forces, les faiblesses, à quoi voulons-nous qu’il ressemble demain ?

Développer l’équipe et les outils qu’elle utilise tout en veillant à ne pas déraper le long du chemin C’est un travail de longue haleine qui suppose d’accepter de se remettre en cause, d’accepter d’être dans l’erreur.

A travers ces éléments vous pourrez alors optimiser ce qui est nécessaire et qui vous permettra d’aller encore plus dans votre démarche vers l’efficience. N’oubliez pas Vilfredo Pareto :

80 % des effets sont le produit de 20 % des causes

Plus de détails sur Pareto ou la Loi des 20/80 dans notre cet article : Pareto : loi des 20/80 – Théorie de l’efficacité ?

En route vers l’efficience.